איך מקבלים היתר לסגירת מרפסת בדירה

בדירה שלי יש מרפסת שירות קטנה, ואני רוצה לסגור אותה כדי להרחיב את המטבח. השכן מעליי עשה את זה לפני כמה שנים ואמר שלא היה צריך אישור. בעירייה ענו לי בטלפון שצריך היתר, אבל לא הסבירו איך מתחילים. מה התהליך להוצאת היתר כזה?